8 (495) 374-54-72

Электронная подпись

Электронная подпись или, если точнее, электронная цифровая подпись (ЭЦП) - необходимая составляющая любого документооборота, проводящегося через сеть Интернет. ЭЦП позволяет обеспечить защиту авторских или иных прав, снижает риск внесения изменений или подделки документа. Для создания электронной цифровой подписи используется специальная строка с определённой кодировкой, позволяющая переносить подпись на поля электронных документов.

Сама ЭЦП состоит из трёх элементов:

  • Сертификат, содержащий информацию о владельце подписи.
  • Два ключа: открытый и закрытый. Ключи представляют собой определённый набор кодированных символов, скрытых на внешних или внутренних носителях, применяются только в комплексе. Открытый ключ доступен всем участникам документооборота/партнёрских соглашений, а его копия в целях безопасности обычно хранится у представителей сервиса, через который создаётся и заверяется электронная подпись.

Впервые электронные подписи стали применяться для осуществления деловой активности в интернет-пространстве - они позволили совершать сделки на расстоянии, вести документооборот внутри организаций и между различными юридическими лицами, обмениваться сведениями и данными, предоставляемыми в форме электронно-цифровой документации. Фактически, электронная подпись имеет тот же статус, что и стандартное факсимиле или обычная подпись. При этом документ может быть отправлен адресно, с возможностью отображения подписи только после попадания корреспонденции адресату.

Для того, чтобы исключить возможность внесения изменений в документ, снабжённый электронной подписью, предусматривается аннулирование подписи в случае любых попыток внесения правок в пересылаемый файл. То есть гарантия авторства является абсолютной, и исключается подмена или подделка пересылаемой документации.

Стоит отметить, что во всех случаях, не оговоренных отдельно в законодательном порядке, электронная подпись приравнивается к обычной ручной подписи и считается действительной при проведении сделок.

Поддержку работы механизмов использования электронной цифровой подписи всегда осуществляет специальный сервис, позволяющий пользователям быть уверенными в защищённости информации. При этом замена обычной подписи цифровым аналогом имеет ряд явных преимуществ:

  • минимизация рисков, как в процессе документооборота, так и при заключении различного рода сделок;
  • снижение сроков составления и оформления необходимых документов - все они могут быть составлены и заверены в электронном виде;
  • ведение налоговой и любой другой отчётности в электронном виде, возможность совершения финансово-кредитных операций в рамках торговых сделок;
  • ведение электронного документооборота с зарубежными партнёрами, участие в различных проектах и конкурсах за рубежом;
  • исключительная надёжность электронной подписи значительно снижает риск её подделки.

Фактически, электронная цифровая подпись создаётся путём преобразования данных открытого ключа с помощью кода закрытого ключа в отдельный файл, открыть который сможет только обладатель ещё одного открытого ключа (партнёр, участник внутрикорпоративного документооборота и т.д.) - документ будет дешифрован, а подпись будет видна получателю файла. Помимо самой подписи, документ содержит информацию о лице, поставившем подпись и дату создания документа. Также встречаются варианты создания электронной подписи в автоматическом режиме внутри документов Acrobat Reader и Мicrosoft Word, либо возможность преобразования существующего файла в снабжённый подписью документ. Помимо этого, существуют механизмы присоединения подписи (в случаях, когда необходимо визирование документа сразу несколькими ответственными лицами), и каждая подпись в таком документе не будет действительна без другой.

Электронная подпись создаётся на основе заключённого с клиентом договора. При этом требуется предоставить представителям сервиса нотариально заверенное свидетельство дееспособности обратившегося лица, а также заверенный образец его персональной подписи, выполненный вручную.

После заключения договора с сервисом, предоставляющим подобные услуги, изготавливаются открытый и закрытый ключи, устанавливается необходимое программное обеспечение, происходит его настройка. После обучения азам освоения электронной цифровой подписи, использовать её в электронном документообороте будет так же просто, как завизировать документ лично. Нужно будет лишь задействовать специальные механизмы программы, и электронный вариант подписи будет готов к отправке по назначению.

 

Похожие по теме публикации:


наверх